Zinnen inkorten

  • Door Willem Verdaasdonk
  • 14 september 2015
leesbaarheid

overbodige woorden

Helaas hebben wij moeten constateren dat er bij de ontvangers van onze uitnodiging een foutieve naam in de aanhef is komen te staan.

Twee weken geleden kwam een mail binnen bij ons op kantoor met een uitnodiging voor een evenement. De mail was gericht aan een persoon die wij niet kenden. Hij werkte in ieder geval niet bij ons. Kennelijk was er iets misgegaan met de adressering.
De afzender van de mail stuurde er een paar dagen later een keurige verontschuldiging achteraan. Hij sloot de mail af met zijn welgemeende excuses.

In die excuusmail stond de zin hierboven. Een zin van 23 woorden. Veel te lang door heel veel overbodige woorden.

Er zijn veel mensen die dit soort lange zinnen schrijven. Dat is jammer, want daardoor worden die zinnen veel moeilijker om te lezen. En als iets moeilijk leesbaar is, haakt de lezer af. Bovendien verliest de zin aan kracht en komt de boodschap minder goed over. Precies wat de schrijver niet wil.

We leggen uit waarom die woorden overbodig zijn en gaan meteen de zin inkorten.

Zinnen korter maken

Hoe kunnen we zo’n zin korter maken zonder betekenis in te leveren?
Dan moet je weten waarom deze zin zo lang is geworden. We maken de voorbeeldzin stapsgewijs korter.

1 Denk vanuit de lezer

De schrijver van de voorbeeldzin heeft volledig vanuit zichzelf gedacht. Hij heeft het in zijn mail over ‘de ontvangers’. Wie zijn dat eigenlijk? Juist. Dezelfde mensen die nu zijn excuusmail lezen. Als hij zich dat realiseert, kan hij volstaan met ‘u’ of vormen daarvan.

Helaas hebben wij moeten constateren dat er bij de ontvangers van onze uitnodiging een foutieve naam in de aanhef is komen te staan. (23 woorden)
Helaas hebben wij moeten constateren dat u een uitnodiging heeft ontvangen waarin een foutieve naam in de aanhef is komen te staan. (22 woorden)

Begin dus altijd met de zin om te bouwen naar een ‘u’-zin. Zo raak je meteen dat vervelende woordje ‘er’ kwijt.

2 Streep overbodige hulpwerkwoorden door

Zinnen worden vaak lang door het gebruik van volkomen overbodige hulpwerkwoorden. Beruchte voorbeelden zijn zullen, willen, kunnen en moeten. In deze zin is ‘moeten’ gebruikt: wij hebben moeten constateren. Maar van wie moesten ze dat constateren? Van niemand. Het kan er dus gewoon uit.

Helaas hebben wij moeten constateren dat u een uitnodiging heeft ontvangen waarin een foutieve naam in de aanhef is komen te staan. (22 woorden)
Helaas hebben wij geconstateerd dat u een uitnodiging heeft ontvangen waarin een foutieve naam in de aanhef is komen te staan. (21 woorden)

3 Vermijd omslachtige constructies

Veel mensen denken dat een zin met omslachtige constructies belangrijker lijkt. Dat de boodschap daar meer gewicht door krijgt en dat ze dan serieuzer worden genomen.
Dat is niet waar. Kijk maar naar de zin hieronder. Neem je die minder serieus nu ‘is komen te staan’ eruit is gehaald?

Helaas hebben wij geconstateerd dat u een uitnodiging heeft ontvangen waarin een foutieve naam in de aanhef is komen te staan. (21 woorden)
Helaas hebben wij geconstateerd dat u een uitnodiging heeft ontvangen met een foutieve naam in de aanhef. (17 woorden)

4 Vermijd lange aanlopen

Een vervelende boodschap is niet leuk om te brengen. Zeker als je zelf iets fout hebt gedaan. Dan wil je niet met de deur in huis vallen. Je wilt het liefst afstand nemen en iemand anders de schuld geven. Dat is de indruk die de schrijver wekt door te beginnen met: ‘hebben wij geconstateerd’.
Maar het maakt de lezer echt niet uit hoe de fout is ontstaan. Hij was verbaasd dat hij een mail kreeg met de verkeerde naam en vindt het netjes dat daar deze mail achteraankomt. Weglaten dus die aanloop.

Helaas hebben wij geconstateerd dat u een uitnodiging heeft ontvangen met een foutieve naam in de aanhef. (17 woorden)
Helaas heeft u een uitnodiging ontvangen met een foutieve naam in de aanhef. (13 woorden)

5 Vermijd doublures

In de inleiding van dit artikel schreven we al dat de mail werd afgesloten met welgemeende excuses. Als je dat zo nadrukkelijk doet, kan het woordje ‘helaas’ achterwege blijven.

Helaas heeft u een uitnodiging ontvangen met een foutieve naam in de aanhef. (13 woorden)
U heeft een uitnodiging ontvangen met een foutieve naam in de aanhef. (12 woorden)

6 Vergelijk de ingekorte zin met de lange

Is de betekenis echt hetzelfde als de oorspronkelijke zin? Zo nee, voeg dan het ontbrekende toe.
In de zin hierboven kan de uitnodiging van iedereen afkomstig zijn geweest. Er moet dus nog iets in waaraan je kunt zien dat hij kwam van de schrijver: van ons.

Nu is de zin kort, duidelijk, goed leesbaar en direct geformuleerd.

U heeft van ons een uitnodiging ontvangen met een foutieve naam in de aanhef.

 

Meer over

Deel dit artikel

Vond je dit interessant?

Abonneer je op de Taalalert. Dan krijg je regelmatig leerzame artikelen in je mailbox. Bovendien ontvang je het gratis e-book Snel Beter Schrijven.

Wij gaan altijd zorgvuldig om met je persoonsgegevens en gebruiken deze alleen om contact met jou op te kunnen nemen. Meer daarover in onze privacyverklaring.

Something went wrong. Please check your entries and try again.

Gerelateerde artikelen

Verhoog de pakkans met PAKHEM

Verhoog de pakkans met PAKHEM

Zo’n beetje elke tekst moet natuurlijk beginnen met een inleiding om de aandacht van de lezer te trekken. Compliment voor de schrijver als hij de lezer snel te pakken heeft. Lukt dit met alleen een mooie eerste zin? Helaas. Was het leven maar zo eenvoudig. Je kunt wel ijzersterk beginnen, maar als je tekst daarna …

Verhoog de pakkans met PAKHEM Lees verder »

Read More
Maak je korte lijn liever wat langer

Maak je korte lijn liever wat langer

Ons bedrijf kenmerkt zich al decennia door korte lijnen. We hanteren korte lijnen. Dit betekent dat we intern en extern helder communiceren. Op zo’n beetje elke website kom je het tegen. Profit, non profit, overheid: overal hebben ze ‘korte lijnen’. Mooi dat je ze hebt, maar ze maken geen indruk en ze komen niet binnen. …

Maak je korte lijn liever wat langer Lees verder »

Read More
Punt. Zo, dat was de laatste zin

Punt! Zo, dat was de laatste zin.

Genoeg? Of plak je er nog een achteraan? De tekstjes hieronder stoppen bij de zin voor de dikgedrukte zin. Was al best mooi, maar de dikgedrukte zinnen voegen toch wat toe. Je kunt versterken, samenvatten en zelfs verrassen. Kijk maar: Ons vaste team bestaat uit twaalf medewerkers en twee leidinggevenden. Daarnaast hebben wij vijf flexmedewerkers …

Punt! Zo, dat was de laatste zin. Lees verder »

Read More

8 reacties op “Zinnen inkorten”

  1. Nog even inhoudelijk: “er stond geen foutieve naam in de aanhef”. Die naam is vast van iemand en dus niet foutief.
    Wel fout is dat de mail is gestuurd naar een organisatie waarbij die persoon niet bekend is. Dus:
    U heeft van ons een uitnodiging ontvangen gericht aan een persoon die in uw organisatie niet bekend is.
    18 woorden

    1. Ja, ik begrijp dat je het zo leest. We hadden als achtergrondinformatie kunnen toevoegen dat de foutieve naam een bedrijfsnaam was: “Aan de directie van de fa. Jansen”. Maar alleen al over die aanhef hadden we een hele post kunnen schrijven. Vandaar dat we het niet hebben genoemd.

  2. Duidelijk verhaal. Alleen lees ik een door u geschreven zin van ook 21 woorden. Volgens mij was dat nou juist niet de bedoeling. In de zin: hij was verbaasd dat…

  3. Robert Bolk

    Hij was verbaasd dat hij een mail kreeg met de verkeerde naam en vindt het netjes dat daar deze mail achteraankomt. Ik stel voor te schrijven: Hij waardeert de verontschuldiging na de ontvangst van de foutief verzonden mail.

  4. Kan het nog korter?

    “Helaas heeft u een uitnodiging ontvangen met een foutieve naam in de aanhef”. (13 woorden)

    >

    U heeft een uitnodiging ontvangen met een foutieve aanhef. (9 woorden).

    … en nog korter (vermijd voltooide deelwoorden) …

    U ontving een uitnodiging met een foutieve aanhef. (8 woorden).

    … en nog korter (het lidwoord is overbodig in deze zin of is dit spreektaal?) ….

    U ontving een uitnodiging met foutieve aanhef. (7 woorden).

Laat een reactie achter

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Scroll naar top