Zinnen inkorten

  • Door Willem Verdaasdonk
  • 14 september 2015
leesbaarheid

overbodige woorden

Helaas hebben wij moeten constateren dat er bij de ontvangers van onze uitnodiging een foutieve naam in de aanhef is komen te staan.

Twee weken geleden kwam een mail binnen bij ons op kantoor met een uitnodiging voor een evenement. De mail was gericht aan een persoon die wij niet kenden. Hij werkte in ieder geval niet bij ons. Kennelijk was er iets misgegaan met de adressering.
De afzender van de mail stuurde er een paar dagen later een keurige verontschuldiging achteraan. Hij sloot de mail af met zijn welgemeende excuses.

In die excuusmail stond de zin hierboven. Een zin van 23 woorden. Veel te lang door heel veel overbodige woorden.

Er zijn veel mensen die dit soort lange zinnen schrijven. Dat is jammer, want daardoor worden die zinnen veel moeilijker om te lezen. En als iets moeilijk leesbaar is, haakt de lezer af. Bovendien verliest de zin aan kracht en komt de boodschap minder goed over. Precies wat de schrijver niet wil.

We leggen uit waarom die woorden overbodig zijn en gaan meteen de zin inkorten.

Zinnen korter maken

Hoe kunnen we zo’n zin korter maken zonder betekenis in te leveren?
Dan moet je weten waarom deze zin zo lang is geworden. We maken de voorbeeldzin stapsgewijs korter.

1 Denk vanuit de lezer

De schrijver van de voorbeeldzin heeft volledig vanuit zichzelf gedacht. Hij heeft het in zijn mail over ‘de ontvangers’. Wie zijn dat eigenlijk? Juist. Dezelfde mensen die nu zijn excuusmail lezen. Als hij zich dat realiseert, kan hij volstaan met ‘u’ of vormen daarvan.

Helaas hebben wij moeten constateren dat er bij de ontvangers van onze uitnodiging een foutieve naam in de aanhef is komen te staan. (23 woorden)
Helaas hebben wij moeten constateren dat u een uitnodiging heeft ontvangen waarin een foutieve naam in de aanhef is komen te staan. (22 woorden)

Begin dus altijd met de zin om te bouwen naar een ‘u’-zin. Zo raak je meteen dat vervelende woordje ‘er’ kwijt.

2 Streep overbodige hulpwerkwoorden door

Zinnen worden vaak lang door het gebruik van volkomen overbodige hulpwerkwoorden. Beruchte voorbeelden zijn zullen, willen, kunnen en moeten. In deze zin is ‘moeten’ gebruikt: wij hebben moeten constateren. Maar van wie moesten ze dat constateren? Van niemand. Het kan er dus gewoon uit.

Helaas hebben wij moeten constateren dat u een uitnodiging heeft ontvangen waarin een foutieve naam in de aanhef is komen te staan. (22 woorden)
Helaas hebben wij geconstateerd dat u een uitnodiging heeft ontvangen waarin een foutieve naam in de aanhef is komen te staan. (21 woorden)

3 Vermijd omslachtige constructies

Veel mensen denken dat een zin met omslachtige constructies belangrijker lijkt. Dat de boodschap daar meer gewicht door krijgt en dat ze dan serieuzer worden genomen.
Dat is niet waar. Kijk maar naar de zin hieronder. Neem je die minder serieus nu ‘is komen te staan’ eruit is gehaald?

Helaas hebben wij geconstateerd dat u een uitnodiging heeft ontvangen waarin een foutieve naam in de aanhef is komen te staan. (21 woorden)
Helaas hebben wij geconstateerd dat u een uitnodiging heeft ontvangen met een foutieve naam in de aanhef. (17 woorden)

4 Vermijd lange aanlopen

Een vervelende boodschap is niet leuk om te brengen. Zeker als je zelf iets fout hebt gedaan. Dan wil je niet met de deur in huis vallen. Je wilt het liefst afstand nemen en iemand anders de schuld geven. Dat is de indruk die de schrijver wekt door te beginnen met: ‘hebben wij geconstateerd’.
Maar het maakt de lezer echt niet uit hoe de fout is ontstaan. Hij was verbaasd dat hij een mail kreeg met de verkeerde naam en vindt het netjes dat daar deze mail achteraankomt. Weglaten dus die aanloop.

Helaas hebben wij geconstateerd dat u een uitnodiging heeft ontvangen met een foutieve naam in de aanhef. (17 woorden)
Helaas heeft u een uitnodiging ontvangen met een foutieve naam in de aanhef. (13 woorden)

5 Vermijd doublures

In de inleiding van dit artikel schreven we al dat de mail werd afgesloten met welgemeende excuses. Als je dat zo nadrukkelijk doet, kan het woordje ‘helaas’ achterwege blijven.

Helaas heeft u een uitnodiging ontvangen met een foutieve naam in de aanhef. (13 woorden)
U heeft een uitnodiging ontvangen met een foutieve naam in de aanhef. (12 woorden)

6 Vergelijk de ingekorte zin met de lange

Is de betekenis echt hetzelfde als de oorspronkelijke zin? Zo nee, voeg dan het ontbrekende toe.
In de zin hierboven kan de uitnodiging van iedereen afkomstig zijn geweest. Er moet dus nog iets in waaraan je kunt zien dat hij kwam van de schrijver: van ons.

Nu is de zin kort, duidelijk, goed leesbaar en direct geformuleerd.

U heeft van ons een uitnodiging ontvangen met een foutieve naam in de aanhef.

 

Meer over

Deel dit artikel

Vond je dit interessant?

Abonneer je op de Taalalert. Dan krijg je regelmatig leerzame artikelen in je mailbox. Bovendien ontvang je het gratis e-book Snel Beter Schrijven.

Wij gaan altijd zorgvuldig om met je persoonsgegevens en gebruiken deze alleen om contact met jou op te kunnen nemen. Meer daarover in onze privacyverklaring.

Something went wrong. Please check your entries and try again.

Gerelateerde artikelen

‘Mogen’, hoeft lang niet altijd

‘Mogen’, hoeft lang niet altijd

mo·gen (mocht, heeft gemogen) 1 tot iets in staat zijn: er mogen zijn er aantrekkelijk uitzien 2 kunnen: zich mogen verheugen in grote populariteit3 het recht, de toestemming hebben: van mij mag het ik vind het goed; wat mag het zijn? vraag van een verkoper in een winkel4 (van een persoon) wel aardig vinden: ik mag hem wel5 mogelijk zijn: het mag wel waar zijn; het heeft niet zo mogen zijn verzuchting als iets prettigs niet is gebeurd; dat mocht je willen! schamper commentaar op …

‘Mogen’, hoeft lang niet altijd Lees verder »

Read More
Onze geschiedenis is saai en voorspelbaar

Onze geschiedenis is saai en voorspelbaar

Vaak zien we van die standaard webtekstjes: ‘Onze geschiedenis’. Op zich goed om op je website te zetten hoe jouw organisatie uit het ei is gekropen. Geen organisatie is op dezelfde manier ontstaan, dus je kunt je lekker onderscheiden. Maar doe het dan wel goed.  Een paar tips: Noem het niet ‘onze geschiedenis’, maar ‘ons …

Onze geschiedenis is saai en voorspelbaar Lees verder »

Read More
Over social media gesproken

Over ‘social media’ gesproken

Of moet je zeggen ‘sociale media’? Goed nieuws, het mag allebei. Nederlands of Engels dus. Maakt niet uit.  Tweede vraag: ‘is het enkelvoud of meervoud?’ Als je ‘sociale media’ gebruikt is het meervoud.  Sociale media hebben een grote invloed op de communicatie. Bij ‘social media’ kun je het enkelvoud gebruiken, zeker als het lidwoord ontbreekt.Social media …

Over ‘social media’ gesproken Lees verder »

Read More
Scroll naar top