Out-of-officeberichten

  • Door Willem Verdaasdonk
  • 21 november 2015
afwezigheidsmelding


out of office

Het is zo’n kleine moeite

Je bent korte of langere tijd afwezig van je werk en dat wil je de rest van de wereld graag laten weten. Een out-of-officebericht ofwel afwezigheidsmelding is dan de ideale oplossing.
Maar met veel van die berichten schiet de ontvanger helaas weinig op.

Helaas kan ik uw e-mail niet beantwoorden.
Ik ben afwezig tot 6 januari. Ik heb in deze periode geen toegang tot mijn e-mail.
Dit is een automatisch antwoord. Ik ben afwezig tot 18 juli.
Op 12 september hoop ik er weer te zijn, daarna zal ik uw mail beantwoorden.
Ik ben afwezig. Maandag 18 mei hoop ik weer achter mijn bureau te zitten.

En toch is het zo’n kleine moeite om wat meer aandacht te schenken aan zo’n kort berichtje. Je doet er de lezer een groot plezier mee. De persoon die de mail stuurt neemt immers niet voor niets contact op. Hij heeft een vraag, jij bent er niet en hij vraagt zich af waar hij wél terecht kan. Je moet hem daarom zoveel mogelijk houvast bieden.

Tips voor een nuttig afwezigheidsbericht

  1. (Begin eventueel met een aanhef.)
  2. Bedank je lezer voor zijn bericht.
  3. Vermeld waarom je afwezig bent.
  4. Vertel tot wanneer je afwezig bent.
  5. Verwijs door naar een collega en vermeld zijn/haar naam.
  6. Geef aan hoe en wanneer ze je collega kunnen bereiken.
  7. (Sluit eventueel af met een groet en je naam.)
  8. Vermijd het werkwoord ‘hopen’.

Voorbeeld

Beste lezer,

Bedankt voor uw mail. Ik ben op vakantie van dinsdag 12 mei tot en met woensdag 27 mei.
Vanaf donderdag 28 mei ben ik weer aanwezig en dan beantwoord ik uw mail zo snel mogelijk. Duurt dat te lang of heeft u een dringende vraag? Neem dan gerust contact op met mijn collega Sandra de Wit. Zij is op werkdagen bereikbaar via 06 12 34 56 78. U kunt haar ook een mail sturen: sdewit@bedrijfsnaam.nl.

Met vriendelijke groet,

Johan Vrijeveld

Nog een tip

Vermijd frivool taalgebruik. Je bewijst er de ontvanger echt geen dienst mee. Het wekt hoogstens irritatie op, zeker wanneer hij jou niet kent.

Als u dit leest, lig op een warm strand aan de Spaanse kust.
Ik vind dat ik het verdiend heb. Vakantie!
Wij zijn vandaag voor u onze kennis aan het vergroten.

 

Meer over

Deel dit artikel

Vond je dit interessant?

Abonneer je op de Taalalert. Dan krijg je regelmatig leerzame artikelen in je mailbox. Bovendien ontvang je het gratis e-book Snel Beter Schrijven.

Wij gaan altijd zorgvuldig om met je persoonsgegevens en gebruiken deze alleen om contact met jou op te kunnen nemen. Meer daarover in onze privacyverklaring.

Something went wrong. Please check your entries and try again.

Gerelateerde artikelen

Invalshoek

Invalshoek

Met een goed gekozen invalshoek: verleid je de lezer sluit je aan op de belangstelling van de lezer baken je de inhoud af verbind je inhoud en emotie geef je een onderwerp een boeiende of zelfs onvoorspelbare wending Een wereld van verschil. Kijk eens naar de twee verschillende invalshoeken.  Partner in de zorg Familie en …

Invalshoek Lees verder »

Read More
Hebben we nog contact

Hebben we nog contact?

Je wilt niet dat je lezer afhaakt. Hoe houd je hem bij de les? Dat doe je met ‘hebben-we-nog-contact-zinnen’: het zijn korte, pakkende zinnen meestal direct gericht aan jou als lezer de stijl wijkt af van de zinnen eromheen Vergelijk het met een docent die bezig is met de les.‘Ben je er nog bij Jan?’‘Volgen …

Hebben we nog contact? Lees verder »

Read More
Verhoog de pakkans met PAKHEM

Verhoog de pakkans met PAKHEM

Zo’n beetje elke tekst moet natuurlijk beginnen met een inleiding om de aandacht van de lezer te trekken. Compliment voor de schrijver als hij de lezer snel te pakken heeft. Lukt dit met alleen een mooie eerste zin? Helaas. Was het leven maar zo eenvoudig. Je kunt wel ijzersterk beginnen, maar als je tekst daarna …

Verhoog de pakkans met PAKHEM Lees verder »

Read More

2 reacties op “Out-of-officeberichten”

  1. “3. Vermeld waarom je afwezig bent.”
    Dit is geen goed idee, daar kwaadwillenden uit sommige formuleringen kunnen afleiden dat uw huis vermoedelijk onbeheerd is achtergebleven, met alle mogelijke gevolgen vandien …

    1. Als particulier of zzp’er zou ik dit inderdaad ook niet gauw doen. Ook misschien niet melden hoe lang ik afwezig ben. Maar bij grotere bedrijven schept dit wel veel duidelijkheid naar de klant. Voor hen is dit artikel dan ook meer bedoeld.

Laat een reactie achter

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Scroll naar top