Out-of-officeberichten

  • Door Willem Verdaasdonk
  • 21 november 2015
afwezigheidsmelding


out of office

Het is zo’n kleine moeite

Je bent korte of langere tijd afwezig van je werk en dat wil je de rest van de wereld graag laten weten. Een out-of-officebericht ofwel afwezigheidsmelding is dan de ideale oplossing.
Maar met veel van die berichten schiet de ontvanger helaas weinig op.

Helaas kan ik uw e-mail niet beantwoorden.
Ik ben afwezig tot 6 januari. Ik heb in deze periode geen toegang tot mijn e-mail.
Dit is een automatisch antwoord. Ik ben afwezig tot 18 juli.
Op 12 september hoop ik er weer te zijn, daarna zal ik uw mail beantwoorden.
Ik ben afwezig. Maandag 18 mei hoop ik weer achter mijn bureau te zitten.

En toch is het zo’n kleine moeite om wat meer aandacht te schenken aan zo’n kort berichtje. Je doet er de lezer een groot plezier mee. De persoon die de mail stuurt neemt immers niet voor niets contact op. Hij heeft een vraag, jij bent er niet en hij vraagt zich af waar hij wél terecht kan. Je moet hem daarom zoveel mogelijk houvast bieden.

Tips voor een nuttig afwezigheidsbericht

  1. (Begin eventueel met een aanhef.)
  2. Bedank je lezer voor zijn bericht.
  3. Vermeld waarom je afwezig bent.
  4. Vertel tot wanneer je afwezig bent.
  5. Verwijs door naar een collega en vermeld zijn/haar naam.
  6. Geef aan hoe en wanneer ze je collega kunnen bereiken.
  7. (Sluit eventueel af met een groet en je naam.)
  8. Vermijd het werkwoord ‘hopen’.

Voorbeeld

Beste lezer,

Bedankt voor uw mail. Ik ben op vakantie van dinsdag 12 mei tot en met woensdag 27 mei.
Vanaf donderdag 28 mei ben ik weer aanwezig en dan beantwoord ik uw mail zo snel mogelijk. Duurt dat te lang of heeft u een dringende vraag? Neem dan gerust contact op met mijn collega Sandra de Wit. Zij is op werkdagen bereikbaar via 06 12 34 56 78. U kunt haar ook een mail sturen: sdewit@bedrijfsnaam.nl.

Met vriendelijke groet,

Johan Vrijeveld

Nog een tip

Vermijd frivool taalgebruik. Je bewijst er de ontvanger echt geen dienst mee. Het wekt hoogstens irritatie op, zeker wanneer hij jou niet kent.

Als u dit leest, lig op een warm strand aan de Spaanse kust.
Ik vind dat ik het verdiend heb. Vakantie!
Wij zijn vandaag voor u onze kennis aan het vergroten.

 

Meer over

Deel dit artikel

Vond je dit interessant?

Abonneer je op de Taalalert. Dan krijg je regelmatig leerzame artikelen in je mailbox. Bovendien ontvang je het gratis e-book Snel Beter Schrijven.

Wij gaan altijd zorgvuldig om met je persoonsgegevens en gebruiken deze alleen om contact met jou op te kunnen nemen. Meer daarover in onze privacyverklaring.

Something went wrong. Please check your entries and try again.

Gerelateerde artikelen

Punt. Zo, dat was de laatste zin

Punt! Zo, dat was de laatste zin.

Genoeg? Of plak je er nog een achteraan? De tekstjes hieronder stoppen bij de zin voor de dikgedrukte zin. Was al best mooi, maar de dikgedrukte zinnen voegen toch wat toe. Je kunt versterken, samenvatten en zelfs verrassen. Kijk maar: Ons vaste team bestaat uit twaalf medewerkers en twee leidinggevenden. Daarnaast hebben wij vijf flexmedewerkers …

Punt! Zo, dat was de laatste zin. Lees verder »

Read More
E is MC

E = MC²

Besser Einstein in der Hand als Zehn Keinsteins in der Luft Ingewikkelder wordt het vandaag niet meer. E = MC². Albert Einstein is er wereldberoemd mee geworden. De befaamde relativiteitstheorie. E= energie M=massa C= (licht)snelheid. En dan nu een enorm geforceerd bruggetje van hogere natuurkunde naar gewone taal. Komt ie:  Ga na of jouw tekst …

E = MC² Lees verder »

Read More
Jouw bevel is ons houvast

Jouw bevel is ons houvast

“Laat ik alvast gezegd hebben. Dat al die helden en helpers in de zorg mogen verwachten dat wij ons aan de regels houden.” Oei. Serious business. De minister-president wil dat we ons gedrag veranderen. Zo lang als nodig. Dat was uit één van de eerste persconferenties. Een week later zaten we weer met z’n allen …

Jouw bevel is ons houvast Lees verder »

Read More

2 reacties op “Out-of-officeberichten”

  1. “3. Vermeld waarom je afwezig bent.”
    Dit is geen goed idee, daar kwaadwillenden uit sommige formuleringen kunnen afleiden dat uw huis vermoedelijk onbeheerd is achtergebleven, met alle mogelijke gevolgen vandien …

    1. Als particulier of zzp’er zou ik dit inderdaad ook niet gauw doen. Ook misschien niet melden hoe lang ik afwezig ben. Maar bij grotere bedrijven schept dit wel veel duidelijkheid naar de klant. Voor hen is dit artikel dan ook meer bedoeld.

Laat een reactie achter

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Scroll naar top