Out-of-officeberichten

  • Door Willem Verdaasdonk
  • 21 november 2015
afwezigheidsmelding


out of office

Het is zo’n kleine moeite

Je bent korte of langere tijd afwezig van je werk en dat wil je de rest van de wereld graag laten weten. Een out-of-officebericht ofwel afwezigheidsmelding is dan de ideale oplossing.
Maar met veel van die berichten schiet de ontvanger helaas weinig op.

Helaas kan ik uw e-mail niet beantwoorden.
Ik ben afwezig tot 6 januari. Ik heb in deze periode geen toegang tot mijn e-mail.
Dit is een automatisch antwoord. Ik ben afwezig tot 18 juli.
Op 12 september hoop ik er weer te zijn, daarna zal ik uw mail beantwoorden.
Ik ben afwezig. Maandag 18 mei hoop ik weer achter mijn bureau te zitten.

En toch is het zo’n kleine moeite om wat meer aandacht te schenken aan zo’n kort berichtje. Je doet er de lezer een groot plezier mee. De persoon die de mail stuurt neemt immers niet voor niets contact op. Hij heeft een vraag, jij bent er niet en hij vraagt zich af waar hij wél terecht kan. Je moet hem daarom zoveel mogelijk houvast bieden.

Tips voor een nuttig afwezigheidsbericht

  1. (Begin eventueel met een aanhef.)
  2. Bedank je lezer voor zijn bericht.
  3. Vermeld waarom je afwezig bent.
  4. Vertel tot wanneer je afwezig bent.
  5. Verwijs door naar een collega en vermeld zijn/haar naam.
  6. Geef aan hoe en wanneer ze je collega kunnen bereiken.
  7. (Sluit eventueel af met een groet en je naam.)
  8. Vermijd het werkwoord ‘hopen’.

Voorbeeld

Beste lezer,

Bedankt voor uw mail. Ik ben op vakantie van dinsdag 12 mei tot en met woensdag 27 mei.
Vanaf donderdag 28 mei ben ik weer aanwezig en dan beantwoord ik uw mail zo snel mogelijk. Duurt dat te lang of heeft u een dringende vraag? Neem dan gerust contact op met mijn collega Sandra de Wit. Zij is op werkdagen bereikbaar via 06 12 34 56 78. U kunt haar ook een mail sturen: sdewit@bedrijfsnaam.nl.

Met vriendelijke groet,

Johan Vrijeveld

Nog een tip

Vermijd frivool taalgebruik. Je bewijst er de ontvanger echt geen dienst mee. Het wekt hoogstens irritatie op, zeker wanneer hij jou niet kent.

Als u dit leest, lig op een warm strand aan de Spaanse kust.
Ik vind dat ik het verdiend heb. Vakantie!
Wij zijn vandaag voor u onze kennis aan het vergroten.

 

Meer over

Deel dit artikel

Vond je dit interessant?

Abonneer je op de Taalalert. Dan krijg je regelmatig leerzame artikelen in je mailbox. Bovendien ontvang je het gratis e-book Snel Beter Schrijven.

Wij gaan altijd zorgvuldig om met je persoonsgegevens en gebruiken deze alleen om contact met jou op te kunnen nemen. Meer daarover in onze privacyverklaring.

Something went wrong. Please check your entries and try again.

Gerelateerde artikelen

‘Mogen’, hoeft lang niet altijd

‘Mogen’, hoeft lang niet altijd

mo·gen (mocht, heeft gemogen) 1 tot iets in staat zijn: er mogen zijn er aantrekkelijk uitzien 2 kunnen: zich mogen verheugen in grote populariteit3 het recht, de toestemming hebben: van mij mag het ik vind het goed; wat mag het zijn? vraag van een verkoper in een winkel4 (van een persoon) wel aardig vinden: ik mag hem wel5 mogelijk zijn: het mag wel waar zijn; het heeft niet zo mogen zijn verzuchting als iets prettigs niet is gebeurd; dat mocht je willen! schamper commentaar op …

‘Mogen’, hoeft lang niet altijd Lees verder »

Read More
Onze geschiedenis is saai en voorspelbaar

Onze geschiedenis is saai en voorspelbaar

Vaak zien we van die standaard webtekstjes: ‘Onze geschiedenis’. Op zich goed om op je website te zetten hoe jouw organisatie uit het ei is gekropen. Geen organisatie is op dezelfde manier ontstaan, dus je kunt je lekker onderscheiden. Maar doe het dan wel goed.  Een paar tips: Noem het niet ‘onze geschiedenis’, maar ‘ons …

Onze geschiedenis is saai en voorspelbaar Lees verder »

Read More
Over social media gesproken

Over ‘social media’ gesproken

Of moet je zeggen ‘sociale media’? Goed nieuws, het mag allebei. Nederlands of Engels dus. Maakt niet uit.  Tweede vraag: ‘is het enkelvoud of meervoud?’ Als je ‘sociale media’ gebruikt is het meervoud.  Sociale media hebben een grote invloed op de communicatie. Bij ‘social media’ kun je het enkelvoud gebruiken, zeker als het lidwoord ontbreekt.Social media …

Over ‘social media’ gesproken Lees verder »

Read More
Scroll naar top