Negen tips voor zakelijke e-mail

  • Door Willem Verdaasdonk
  • 19 oktober 2014
zakelijke e-mail

zakelijke e-mail

Waarom tips voor het schrijven van mails?

E-mail is een snel berichtenmedium. Het lijkt informeel, maar vergis je niet. Mails worden lang bewaard en kunnen steeds weer worden geopend. Ze kunnen dan mogelijk een gevoel oproepen van ergernis, boosheid, verbazing, vrolijkheid, ongeduld. In ieder geval vaak niet wat jij had bedoeld.

E-mail leek een poosje achterhaald door social media, Whatsapp en andere messengers. Maar het een-op-eenverkeer tussen twee partijen maakt het tot een uniek en snel medium voor langere berichten. Voorlopig is e-mail dus een blijvertje met een heel belangrijke rol.

Daarom toch 9 tips voor het schrijven van zakelijke e-mail

1


Wees niet te informeel.

Mail is een informeel communicatiemiddel. Toch is het niet verstandig je eerste mail naar een wildvreemde te schrijven in je en jou. Tenzij je zeker weet dat die persoon jong is of als je bedrijf bewust populair wil overkomen.

2


Houd je mail beknopt.

Schrijven is schrappen, zei Herman Finkers al. Mensen moeten elke dag al zo veel lezen, dus houd je mail kort. Herlees je mail en herlees hem nog eens. Verwijder alle woorden die je lezer overslaat.

3


Wees geïnteresseerd.

Korte mails zijn fijn, maar te korte mails wekken de indruk dat je geen tijd hebt of je je ervan afmaakt. Dat kan leiden tot misverstanden. Zoek dus zorgvuldig de juiste balans tussen kort en lang.

4


Blijf zakelijk.

Laat je niet verleiden tot een boze mail of een (dubieuze) grap. Mails blijven lang bewaard en kunnen dus steeds opnieuw worden geopend.

5


Schrijf foutloos.

Ja, e-mail is informeel en snel. Maar dat geeft je niet het recht allerlei taalfouten toe te laten. Dat laat een slechte indruk achter en kan leiden tot misverstanden.
Begin je zinnen met een hoofdletter en sluit ze af met een punt.

6


Schreeuw niet.

Schrijf je mails niet in CAPS. “IK WIL GRAAG SNEL ANTWOORD.”

7


Geef snel antwoord.

Wie de afzender ook is, beantwoord mailtjes snel. Het is vreselijk irritant als je lang op antwoord moet wachten. Je reply hoeft niet lang te zijn. “Hartelijk dank voor uw informatie. We komen er snel op terug.”, “Daar ga ik mee akkoord.” of “Goed idee!” kunnen al genoeg zijn.

8


Kies een zinvolle onderwerpregel.

Geef je mail een onderwerpregel mee die makkelijk herkenbaar is. Een onderwerp als “Tekst” verdwijnt in de massa. “Tekst handleiding” is al veel beter. Nog beter: “Tekst handleiding lamineermachine GTF436”.
Zet geen commando in je onderwerpregel, bijvoorbeeld “Bel me” bij een verder lege mail. Dat is het toppunt van onvriendelijkheid.

9


Kies een zinvolle naam voor de bijlage(n).

Bijlagen met de naam “image1”, “image2” en “image3” zijn verwarrend. Vergeet niet dat de ontvanger de bestanden waarschijnlijk ergens zal opslaan. Dan wil hij ze ook weer terug kunnen vinden.

Over de omgang met mailtjes is al veel geschreven, bijvoorbeeld het boek Google how it works van Google topman Eric Schmidt. Daarin geeft hij negen tips voor de behandeling van e-mail (of eigenlijk: gmail).  Ze zijn helder samengevat door Annemerel de Jongh in deze blog.

Meer over

Deel dit artikel

Vond je dit interessant?

Abonneer je op de Taalalert. Dan krijg je regelmatig leerzame artikelen in je mailbox. Bovendien ontvang je het gratis e-book Snel Beter Schrijven.

Wij gaan altijd zorgvuldig om met je persoonsgegevens en gebruiken deze alleen om contact met jou op te kunnen nemen. Meer daarover in onze privacyverklaring.

Something went wrong. Please check your entries and try again.

Gerelateerde artikelen

‘Mogen’, hoeft lang niet altijd

‘Mogen’, hoeft lang niet altijd

mo·gen (mocht, heeft gemogen) 1 tot iets in staat zijn: er mogen zijn er aantrekkelijk uitzien 2 kunnen: zich mogen verheugen in grote populariteit3 het recht, de toestemming hebben: van mij mag het ik vind het goed; wat mag het zijn? vraag van een verkoper in een winkel4 (van een persoon) wel aardig vinden: ik mag hem wel5 mogelijk zijn: het mag wel waar zijn; het heeft niet zo mogen zijn verzuchting als iets prettigs niet is gebeurd; dat mocht je willen! schamper commentaar op …

‘Mogen’, hoeft lang niet altijd Lees verder »

Read More
Onze geschiedenis is saai en voorspelbaar

Onze geschiedenis is saai en voorspelbaar

Vaak zien we van die standaard webtekstjes: ‘Onze geschiedenis’. Op zich goed om op je website te zetten hoe jouw organisatie uit het ei is gekropen. Geen organisatie is op dezelfde manier ontstaan, dus je kunt je lekker onderscheiden. Maar doe het dan wel goed.  Een paar tips: Noem het niet ‘onze geschiedenis’, maar ‘ons …

Onze geschiedenis is saai en voorspelbaar Lees verder »

Read More
Over social media gesproken

Over ‘social media’ gesproken

Of moet je zeggen ‘sociale media’? Goed nieuws, het mag allebei. Nederlands of Engels dus. Maakt niet uit.  Tweede vraag: ‘is het enkelvoud of meervoud?’ Als je ‘sociale media’ gebruikt is het meervoud.  Sociale media hebben een grote invloed op de communicatie. Bij ‘social media’ kun je het enkelvoud gebruiken, zeker als het lidwoord ontbreekt.Social media …

Over ‘social media’ gesproken Lees verder »

Read More
Scroll naar top