• 0572 - 79 20 23
  • info@taaluilen.nl

Negen tips voor zakelijke e-mail

  • Door Taaluilen
  • 19 oktober 2014
zakelijke e-mail

zakelijke e-mail

Waarom tips voor het schrijven van mails?

E-mail is een snel berichtenmedium. Het lijkt informeel, maar vergis je niet. Mails worden lang bewaard en kunnen steeds weer worden geopend. Ze kunnen dan mogelijk een gevoel oproepen van ergernis, boosheid, verbazing, vrolijkheid, ongeduld. In ieder geval vaak niet wat jij had bedoeld.

E-mail leek een poosje achterhaald door social media, Whatsapp en andere messengers. Maar het een-op-eenverkeer tussen twee partijen maakt het tot een uniek en snel medium voor langere berichten. Voorlopig is e-mail dus een blijvertje met een heel belangrijke rol.

Daarom toch 9 tips voor het schrijven van zakelijke e-mail

1


Wees niet te informeel.

Mail is een informeel communicatiemiddel. Toch is het niet verstandig je eerste mail naar een wildvreemde te schrijven in je en jou. Tenzij je zeker weet dat die persoon jong is of als je bedrijf bewust populair wil overkomen.

2


Houd je mail beknopt.

Schrijven is schrappen, zei Herman Finkers al. Mensen moeten elke dag al zo veel lezen, dus houd je mail kort. Herlees je mail en herlees hem nog eens. Verwijder alle woorden die je lezer overslaat.

3


Wees geïnteresseerd.

Korte mails zijn fijn, maar te korte mails wekken de indruk dat je geen tijd hebt of je je ervan afmaakt. Dat kan leiden tot misverstanden. Zoek dus zorgvuldig de juiste balans tussen kort en lang.

4


Blijf zakelijk.

Laat je niet verleiden tot een boze mail of een (dubieuze) grap. Mails blijven lang bewaard en kunnen dus steeds opnieuw worden geopend.

5


Schrijf foutloos.

Ja, e-mail is informeel en snel. Maar dat geeft je niet het recht allerlei taalfouten toe te laten. Dat laat een slechte indruk achter en kan leiden tot misverstanden.
Begin je zinnen met een hoofdletter en sluit ze af met een punt.

6


Schreeuw niet.

Schrijf je mails niet in CAPS. “IK WIL GRAAG SNEL ANTWOORD.”

7


Geef snel antwoord.

Wie de afzender ook is, beantwoord mailtjes snel. Het is vreselijk irritant als je lang op antwoord moet wachten. Je reply hoeft niet lang te zijn. “Hartelijk dank voor uw informatie. We komen er snel op terug.”, “Daar ga ik mee akkoord.” of “Goed idee!” kunnen al genoeg zijn.

8


Kies een zinvolle onderwerpregel.

Geef je mail een onderwerpregel mee die makkelijk herkenbaar is. Een onderwerp als “Tekst” verdwijnt in de massa. “Tekst handleiding” is al veel beter. Nog beter: “Tekst handleiding lamineermachine GTF436”.
Zet geen commando in je onderwerpregel, bijvoorbeeld “Bel me” bij een verder lege mail. Dat is het toppunt van onvriendelijkheid.

9


Kies een zinvolle naam voor de bijlage(n).

Bijlagen met de naam “image1”, “image2” en “image3” zijn verwarrend. Vergeet niet dat de ontvanger de bestanden waarschijnlijk ergens zal opslaan. Dan wil hij ze ook weer terug kunnen vinden.

Over de omgang met mailtjes is al veel geschreven, bijvoorbeeld het boek Google how it works van Google topman Eric Schmidt. Daarin geeft hij negen tips voor de behandeling van e-mail (of eigenlijk: gmail).  Ze zijn helder samengevat door Annemerel de Jongh in deze blog.

Meer over

Deel dit artikel

Scroll naar top