Dubbel voordeel
Een van de mooiere intenties van schrijvers is om het hun lezer zo makkelijk mogelijk te maken. Hoe doe je dat als schrijver ‘ontzorgen’? In ieder geval door de tekst niet al te lang te maken. Door te werken met alinea’s en alineakoppen bied je de lezer structuur. Ook spreekt het voor zich dat je de lengte van de zinnen beperkt moet houden. O ja, verveel je lezer niet met informatie waar hij niets aan heeft.
Je service kan nog verder gaan en hier noem ik de leeswijzer. Zeker bij wat langere teksten met een gecompliceerde boodschap wordt deze vorm van service zeer op prijs gesteld.
Stel, je bent medewerker bij de klantenservice in een ziekenhuis. Uit onderzoek blijkt dat bij kaakchirurgie veel patiënten klagen dat het lang duurt voordat ze aan de beurt zijn. Jullie afdeling neemt de klachten zeer serieus en bedenkt een aantal acties om het probleem op te lossen. Je schrijft een advies van anderhalf A4’tje aan de kaakchirurgen met de vraag of ze hier feedback op willen geven.
Je voorziet jouw advies van een leeswijzer
De patiënten van kaakchirurgie klagen over de lange wachttijden. Om dit probleem structureel op te lossen, stellen wij een pakket aan maatregelen voor. Wij vragen uw feedback op het voorstel.
Deze leeswijzer geeft de lezer veel houvast. Hij krijgt antwoord op drie vragen:
- Wat is de aanleiding?
- Wat moet de lezer weten (achtergrond)?
- Wat moet de lezer doen?
Bovendien, en dat is het dubbele voordeel, biedt de leeswijzer ook voor de schrijver structuur. Hij wordt gedwongen over de essentie van zijn tekst na te denken.
Een leeswijzer is bij tal van tekstsoorten toe te passen. Bijvoorbeeld advies, rapport, memo, beleidsdocument, scriptie en strategisch plan.
Een mooie definitie van een leeswijzer:
Een leeswijzer geeft de lezer de verschillende stappen in de tekst aan.
Drie voorbeelden
1. Strategiedocument
2. Website
Op deze website vind je veel informatie. Om het overzichtelijk te houden is deze zoveel mogelijk opgedeeld in vrij korte pagina’s. Om de aangeboden informatie ook als geheel te blijven zien, gebruiken we op de pagina’s diverse soorten verwijzingen. Zo kun je tabbladen tegenkomen, verschillende soorten links en uitschuivende teksten.
3. Rapportage
De bestuursrapportage bestaat uit twee delen:
- Verantwoording van de beleidsrealisatie en financiële afwijkingen van de programmabegroting 2018;
- Een aantal paragrafen dat een dwarsdoorsnede geeft van deze programma’s vanuit een beheersmatig perspectief.
De verantwoording van de beleidsrealisatie volgt de programma-indeling van de programmabegroting 2018. Aan de hand van de doelenbomen bij de prestaties geven we met de kleuren van de stoplichten aan of de uitvoering op koers ligt.