15 tips voor een klachtenbrief

klachtenbrief

klachtenbrief

Een klachtenbrief heeft altijd een vervelende aanleiding. Er komen veel emoties bij om de hoek kijken. Er gaat meestal een onplezierig gesprek of een onaangenaam telefoontje aan vooraf. En dan willen ze ook nog eens dat je alles netjes voor ze op papier zet …

Juist omdat je alles vastlegt op papier of in een mail, is het belangrijk dat goed te doen. Je wilt immers dat de leverancier jouw klacht erkent en daar iets mee doet?

Hier zijn een paar tips:

1 Schrijf zakelijk en blijf vriendelijk. Ook de leverancier is maar een mens. Hij was niet bewust op zoek naar een ontevreden klant.
2 Houd er rekening mee dat de lezer van jouw brief waarschijnlijk weinig te maken heeft gehad met jouw klacht. Hij of zij is misschien iemand van een totaal andere afdeling.
Omschrijf dus duidelijk waar het om gaat.
3 Geef een overzicht van de geschiedenis van jouw klacht, maar houd het kort.
4 Schrijf waar mogelijk puntsgewijs en houd ook je zinnen kort.
5 Verwijs naar documenten, noem artikelnummers.
6 Weet je namen van medewerkers, noem die dan.
7 Geef aan wat jij minimaal van de leverancier verwacht. Denk hierbij bijvoorbeeld aan telefonisch contact, herstelacties, tegemoetkomingen, schadevergoedingen, vervangende materialen.
8 Noem een redelijke termijn waarbinnen de leverancier kan reageren.
9 Zeg ook wat je doet als je geen reactie ontvangt binnen die termijn.
10 Sluit af met een vriendelijke zin.
11 Leg je brief weg en lees hem een dag later nog eens door. Verstuur hem pas daarna.
12 Vergeet niet je zakelijke gegevens te vermelden (naam, adres, telefoonnummers, klantnummer, bankrekeningnummer).
13 Dateer de brief en zet in de onderwerpregel waar je klacht over gaat.
14 Stuur relevante bijlagen mee.
15 Verzend de brief aangetekend als de belangen erg groot zijn.

 

Meer over

Deel dit artikel

Vond je dit interessant?

Abonneer je op de Taalalert. Dan krijg je regelmatig leerzame artikelen in je mailbox. Bovendien ontvang je het gratis e-book Snel Beter Schrijven.

Wij gaan altijd zorgvuldig om met je persoonsgegevens en gebruiken deze alleen om contact met jou op te kunnen nemen. Meer daarover in onze privacyverklaring.

Something went wrong. Please check your entries and try again.

Gerelateerde artikelen

Invalshoek

Invalshoek

Met een goed gekozen invalshoek: verleid je de lezer sluit je aan op de belangstelling van de lezer baken je de inhoud af verbind je inhoud en emotie geef je een onderwerp een boeiende of zelfs onvoorspelbare wending Een wereld van verschil. Kijk eens naar de twee verschillende invalshoeken.  Partner in de zorg Familie en …

Invalshoek Lees verder »

Read More
Hebben we nog contact

Hebben we nog contact?

Je wilt niet dat je lezer afhaakt. Hoe houd je hem bij de les? Dat doe je met ‘hebben-we-nog-contact-zinnen’: het zijn korte, pakkende zinnen meestal direct gericht aan jou als lezer de stijl wijkt af van de zinnen eromheen Vergelijk het met een docent die bezig is met de les.‘Ben je er nog bij Jan?’‘Volgen …

Hebben we nog contact? Lees verder »

Read More
Verhoog de pakkans met PAKHEM

Verhoog de pakkans met PAKHEM

Zo’n beetje elke tekst moet natuurlijk beginnen met een inleiding om de aandacht van de lezer te trekken. Compliment voor de schrijver als hij de lezer snel te pakken heeft. Lukt dit met alleen een mooie eerste zin? Helaas. Was het leven maar zo eenvoudig. Je kunt wel ijzersterk beginnen, maar als je tekst daarna …

Verhoog de pakkans met PAKHEM Lees verder »

Read More

Laat een reactie achter

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Scroll naar top