15 tips voor een klachtenbrief

klachtenbrief

klachtenbrief

Een klachtenbrief heeft altijd een vervelende aanleiding. Er komen veel emoties bij om de hoek kijken. Er gaat meestal een onplezierig gesprek of een onaangenaam telefoontje aan vooraf. En dan willen ze ook nog eens dat je alles netjes voor ze op papier zet …

Juist omdat je alles vastlegt op papier of in een mail, is het belangrijk dat goed te doen. Je wilt immers dat de leverancier jouw klacht erkent en daar iets mee doet?

Hier zijn een paar tips:

1 Schrijf zakelijk en blijf vriendelijk. Ook de leverancier is maar een mens. Hij was niet bewust op zoek naar een ontevreden klant.
2 Houd er rekening mee dat de lezer van jouw brief waarschijnlijk weinig te maken heeft gehad met jouw klacht. Hij of zij is misschien iemand van een totaal andere afdeling.
Omschrijf dus duidelijk waar het om gaat.
3 Geef een overzicht van de geschiedenis van jouw klacht, maar houd het kort.
4 Schrijf waar mogelijk puntsgewijs en houd ook je zinnen kort.
5 Verwijs naar documenten, noem artikelnummers.
6 Weet je namen van medewerkers, noem die dan.
7 Geef aan wat jij minimaal van de leverancier verwacht. Denk hierbij bijvoorbeeld aan telefonisch contact, herstelacties, tegemoetkomingen, schadevergoedingen, vervangende materialen.
8 Noem een redelijke termijn waarbinnen de leverancier kan reageren.
9 Zeg ook wat je doet als je geen reactie ontvangt binnen die termijn.
10 Sluit af met een vriendelijke zin.
11 Leg je brief weg en lees hem een dag later nog eens door. Verstuur hem pas daarna.
12 Vergeet niet je zakelijke gegevens te vermelden (naam, adres, telefoonnummers, klantnummer, bankrekeningnummer).
13 Dateer de brief en zet in de onderwerpregel waar je klacht over gaat.
14 Stuur relevante bijlagen mee.
15 Verzend de brief aangetekend als de belangen erg groot zijn.

 

Meer over

Deel dit artikel

Vond je dit interessant?

Abonneer je op de Taalalert. Dan krijg je regelmatig leerzame artikelen in je mailbox. Bovendien ontvang je het gratis e-book Snel Beter Schrijven.

Wij gaan altijd zorgvuldig om met je persoonsgegevens en gebruiken deze alleen om contact met jou op te kunnen nemen. Meer daarover in onze privacyverklaring.

Something went wrong. Please check your entries and try again.

Gerelateerde artikelen

Punt. Zo, dat was de laatste zin

Punt! Zo, dat was de laatste zin.

Genoeg? Of plak je er nog een achteraan? De tekstjes hieronder stoppen bij de zin voor de dikgedrukte zin. Was al best mooi, maar de dikgedrukte zinnen voegen toch wat toe. Je kunt versterken, samenvatten en zelfs verrassen. Kijk maar: Ons vaste team bestaat uit twaalf medewerkers en twee leidinggevenden. Daarnaast hebben wij vijf flexmedewerkers …

Punt! Zo, dat was de laatste zin. Lees verder »

Read More
E is MC

E = MC²

Besser Einstein in der Hand als Zehn Keinsteins in der Luft Ingewikkelder wordt het vandaag niet meer. E = MC². Albert Einstein is er wereldberoemd mee geworden. De befaamde relativiteitstheorie. E= energie M=massa C= (licht)snelheid. En dan nu een enorm geforceerd bruggetje van hogere natuurkunde naar gewone taal. Komt ie:  Ga na of jouw tekst …

E = MC² Lees verder »

Read More
Jouw bevel is ons houvast

Jouw bevel is ons houvast

“Laat ik alvast gezegd hebben. Dat al die helden en helpers in de zorg mogen verwachten dat wij ons aan de regels houden.” Oei. Serious business. De minister-president wil dat we ons gedrag veranderen. Zo lang als nodig. Dat was uit één van de eerste persconferenties. Een week later zaten we weer met z’n allen …

Jouw bevel is ons houvast Lees verder »

Read More

Laat een reactie achter

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Scroll naar top