15 tips voor een klachtenbrief

  • Door Willem Verdaasdonk
  • 15 oktober 2016
klachtenbrief

klachtenbrief

Een klachtenbrief heeft altijd een vervelende aanleiding. Er komen veel emoties bij om de hoek kijken. Er gaat meestal een onplezierig gesprek of een onaangenaam telefoontje aan vooraf. En dan willen ze ook nog eens dat je alles netjes voor ze op papier zet …

Juist omdat je alles vastlegt op papier of in een mail, is het belangrijk dat goed te doen. Je wilt immers dat de leverancier jouw klacht erkent en daar iets mee doet?

Hier zijn een paar tips:

1 Schrijf zakelijk en blijf vriendelijk. Ook de leverancier is maar een mens. Hij was niet bewust op zoek naar een ontevreden klant.
2 Houd er rekening mee dat de lezer van jouw brief waarschijnlijk weinig te maken heeft gehad met jouw klacht. Hij of zij is misschien iemand van een totaal andere afdeling.
Omschrijf dus duidelijk waar het om gaat.
3 Geef een overzicht van de geschiedenis van jouw klacht, maar houd het kort.
4 Schrijf waar mogelijk puntsgewijs en houd ook je zinnen kort.
5 Verwijs naar documenten, noem artikelnummers.
6 Weet je namen van medewerkers, noem die dan.
7 Geef aan wat jij minimaal van de leverancier verwacht. Denk hierbij bijvoorbeeld aan telefonisch contact, herstelacties, tegemoetkomingen, schadevergoedingen, vervangende materialen.
8 Noem een redelijke termijn waarbinnen de leverancier kan reageren.
9 Zeg ook wat je doet als je geen reactie ontvangt binnen die termijn.
10 Sluit af met een vriendelijke zin.
11 Leg je brief weg en lees hem een dag later nog eens door. Verstuur hem pas daarna.
12 Vergeet niet je zakelijke gegevens te vermelden (naam, adres, telefoonnummers, klantnummer, bankrekeningnummer).
13 Dateer de brief en zet in de onderwerpregel waar je klacht over gaat.
14 Stuur relevante bijlagen mee.
15 Verzend de brief aangetekend als de belangen erg groot zijn.

 

Meer over

Deel dit artikel

Vond je dit interessant?

Abonneer je op de Taalalert. Dan krijg je regelmatig leerzame artikelen in je mailbox. Bovendien ontvang je het gratis e-book Snel Beter Schrijven.

Wij gaan altijd zorgvuldig om met je persoonsgegevens en gebruiken deze alleen om contact met jou op te kunnen nemen. Meer daarover in onze privacyverklaring.

Something went wrong. Please check your entries and try again.

Gerelateerde artikelen

‘Mogen’, hoeft lang niet altijd

‘Mogen’, hoeft lang niet altijd

mo·gen (mocht, heeft gemogen) 1 tot iets in staat zijn: er mogen zijn er aantrekkelijk uitzien 2 kunnen: zich mogen verheugen in grote populariteit3 het recht, de toestemming hebben: van mij mag het ik vind het goed; wat mag het zijn? vraag van een verkoper in een winkel4 (van een persoon) wel aardig vinden: ik mag hem wel5 mogelijk zijn: het mag wel waar zijn; het heeft niet zo mogen zijn verzuchting als iets prettigs niet is gebeurd; dat mocht je willen! schamper commentaar op …

‘Mogen’, hoeft lang niet altijd Lees verder »

Read More
Onze geschiedenis is saai en voorspelbaar

Onze geschiedenis is saai en voorspelbaar

Vaak zien we van die standaard webtekstjes: ‘Onze geschiedenis’. Op zich goed om op je website te zetten hoe jouw organisatie uit het ei is gekropen. Geen organisatie is op dezelfde manier ontstaan, dus je kunt je lekker onderscheiden. Maar doe het dan wel goed.  Een paar tips: Noem het niet ‘onze geschiedenis’, maar ‘ons …

Onze geschiedenis is saai en voorspelbaar Lees verder »

Read More
Over social media gesproken

Over ‘social media’ gesproken

Of moet je zeggen ‘sociale media’? Goed nieuws, het mag allebei. Nederlands of Engels dus. Maakt niet uit.  Tweede vraag: ‘is het enkelvoud of meervoud?’ Als je ‘sociale media’ gebruikt is het meervoud.  Sociale media hebben een grote invloed op de communicatie. Bij ‘social media’ kun je het enkelvoud gebruiken, zeker als het lidwoord ontbreekt.Social media …

Over ‘social media’ gesproken Lees verder »

Read More
Scroll naar top