10 tips voor het schrijven van e-mails

  • Door Taaluilen
  • 01 mei 2015
e-mail

emails

Mailen is aan de orde van de dag. Ongetwijfeld ontvang je dagelijks tig e-mails in je inbox, en mail je er zelf ook vrolijk op los. Maar we schrijven niet altijd even zorgvuldig en gepast. Heus niet altijd met opzet, maar een in de haast geschreven mail kan verkeerd overkomen bij je ontvanger. En dat is vervelend. Houd je in ieder geval aan de zes eisen van zakelijke communicatie. Ze zijn verwerkt in onderstaande tien tips:

1. Geef je mail een heldere onderwerpregel mee

Geef je lezer een goede reden om de mail te openen. Bovendien, als je ontvanger een week later nog eens door zijn mailbox scrolt, moet hij meteen weer weten waar de mailwisseling over ging. Daar zorgt je onderwerpregel voor.

2. Wees beleefd

Begroet je ontvanger eerst even. En zorg in de rest van je mail ook voor een persoonlijke benadering. Wel op een manier die past bij de relatie die je met je ontvanger hebt natuurlijk. Heeft je lezer iets voor jou gedaan? Bedank hem dan even. Kortom, vergeet ook bij het schrijven van e-mails je manieren niet.

3. Wees duidelijk

Wat is je boodschap en wat moet de ontvanger daarmee? Kom gauw ter zake. Want je ontvanger heeft vast en zeker nog meer ongelezen mails die hij moet openen.

4. Bied overzicht

De lezer moet in korte tijd je tekst kunnen lezen. Maak daarom gebruik van lijstjes en schrijf korte alinea’s. Ga uit van het motto: schrijven is schrappen. Schrijf geen langere mail dan nodig.

5. Val mensen niet lastig

Stel geen onnozele vragen waarvan je het antwoord zelf kan achterhalen. Je wilt anderen niet onnodig lastigvallen met een volle mailbox. Eerst even Googelen dus. Leg ook je problemen niet bij een ander neer. Jij vindt het ook niet prettig als ze hun problemen bij jou over de schutting gooien.

6. Gebruik de juiste toon

De toon van een tekst is een vaak onderschat fenomeen. Je kunt je lezer er volledig mee inpakken, maar je kunt hem ook van je wegjagen.

7. Schrijf foutloos

Hoe weinig tijd je ook hebt, besteed zorg aan je e-mails. Laat collega’s, docenten of andere relaties merken dat je ze serieus neemt. En bovendien wil je zelf ook professioneel overkomen. Lees je mail dus nog even goed door voordat je op verzenden klikt.

8. Check je bijlagen

Hoe vaak ontvang je zelf vervolgmails met ‘oeps, bijlage vergeten’? Check altijd je bijlagen, dan hoeft dat jou niet te overkomen. Stuur ook niet te veel bijlagen mee, want dat is onoverzichtelijk. En zorg dat de bijlagen een duidelijk herkenbare naam hebben.

9. Kies een gepaste afsluiting

Vergeet je vaak in de haast, maar is wel zo netjes.

10. Neem het medium serieus

Vooral als je zakelijk mailt. Bij zakelijke communicatie horen geen smileys. Schrijf ook niet met capslock aan (klinkt als SCHREEUWEN), en vermijd overmatig gebruik van uitroeptekens. Je bent immers niet aan het chatten.

Mis je een tip? Laat het weten in een reactie hieronder, dan voegen we hem misschien wel toe.

e-mail

Meer over

Deel dit artikel

Vond je dit interessant?

Abonneer je op de Taalalert. Dan krijg je regelmatig leerzame artikelen in je mailbox. Bovendien ontvang je het gratis e-book Snel Beter Schrijven.

Wij gaan altijd zorgvuldig om met je persoonsgegevens en gebruiken deze alleen om contact met jou op te kunnen nemen. Meer daarover in onze privacyverklaring.

Something went wrong. Please check your entries and try again.

Gerelateerde artikelen

‘Mogen’, hoeft lang niet altijd

‘Mogen’, hoeft lang niet altijd

mo·gen (mocht, heeft gemogen) 1 tot iets in staat zijn: er mogen zijn er aantrekkelijk uitzien 2 kunnen: zich mogen verheugen in grote populariteit3 het recht, de toestemming hebben: van mij mag het ik vind het goed; wat mag het zijn? vraag van een verkoper in een winkel4 (van een persoon) wel aardig vinden: ik mag hem wel5 mogelijk zijn: het mag wel waar zijn; het heeft niet zo mogen zijn verzuchting als iets prettigs niet is gebeurd; dat mocht je willen! schamper commentaar op …

‘Mogen’, hoeft lang niet altijd Lees verder »

Read More
Onze geschiedenis is saai en voorspelbaar

Onze geschiedenis is saai en voorspelbaar

Vaak zien we van die standaard webtekstjes: ‘Onze geschiedenis’. Op zich goed om op je website te zetten hoe jouw organisatie uit het ei is gekropen. Geen organisatie is op dezelfde manier ontstaan, dus je kunt je lekker onderscheiden. Maar doe het dan wel goed.  Een paar tips: Noem het niet ‘onze geschiedenis’, maar ‘ons …

Onze geschiedenis is saai en voorspelbaar Lees verder »

Read More
Over social media gesproken

Over ‘social media’ gesproken

Of moet je zeggen ‘sociale media’? Goed nieuws, het mag allebei. Nederlands of Engels dus. Maakt niet uit.  Tweede vraag: ‘is het enkelvoud of meervoud?’ Als je ‘sociale media’ gebruikt is het meervoud.  Sociale media hebben een grote invloed op de communicatie. Bij ‘social media’ kun je het enkelvoud gebruiken, zeker als het lidwoord ontbreekt.Social media …

Over ‘social media’ gesproken Lees verder »

Read More
Scroll naar top