10 tips voor het schrijven van e-mails

e-mail

emails

Mailen is aan de orde van de dag. Ongetwijfeld ontvang je dagelijks tig e-mails in je inbox, en mail je er zelf ook vrolijk op los. Maar we schrijven niet altijd even zorgvuldig en gepast. Heus niet altijd met opzet, maar een in de haast geschreven mail kan verkeerd overkomen bij je ontvanger. En dat is vervelend. Houd je in ieder geval aan de zes eisen van zakelijke communicatie. Ze zijn verwerkt in onderstaande tien tips:

1. Geef je mail een heldere onderwerpregel mee

Geef je lezer een goede reden om de mail te openen. Bovendien, als je ontvanger een week later nog eens door zijn mailbox scrolt, moet hij meteen weer weten waar de mailwisseling over ging. Daar zorgt je onderwerpregel voor.

2. Wees beleefd

Begroet je ontvanger eerst even. En zorg in de rest van je mail ook voor een persoonlijke benadering. Wel op een manier die past bij de relatie die je met je ontvanger hebt natuurlijk. Heeft je lezer iets voor jou gedaan? Bedank hem dan even. Kortom, vergeet ook bij het schrijven van e-mails je manieren niet.

3. Wees duidelijk

Wat is je boodschap en wat moet de ontvanger daarmee? Kom gauw ter zake. Want je ontvanger heeft vast en zeker nog meer ongelezen mails die hij moet openen.

4. Bied overzicht

De lezer moet in korte tijd je tekst kunnen lezen. Maak daarom gebruik van lijstjes en schrijf korte alinea’s. Ga uit van het motto: schrijven is schrappen. Schrijf geen langere mail dan nodig.

5. Val mensen niet lastig

Stel geen onnozele vragen waarvan je het antwoord zelf kan achterhalen. Je wilt anderen niet onnodig lastigvallen met een volle mailbox. Eerst even Googelen dus. Leg ook je problemen niet bij een ander neer. Jij vindt het ook niet prettig als ze hun problemen bij jou over de schutting gooien.

6. Gebruik de juiste toon

De toon van een tekst is een vaak onderschat fenomeen. Je kunt je lezer er volledig mee inpakken, maar je kunt hem ook van je wegjagen.

7. Schrijf foutloos

Hoe weinig tijd je ook hebt, besteed zorg aan je e-mails. Laat collega’s, docenten of andere relaties merken dat je ze serieus neemt. En bovendien wil je zelf ook professioneel overkomen. Lees je mail dus nog even goed door voordat je op verzenden klikt.

8. Check je bijlagen

Hoe vaak ontvang je zelf vervolgmails met ‘oeps, bijlage vergeten’? Check altijd je bijlagen, dan hoeft dat jou niet te overkomen. Stuur ook niet te veel bijlagen mee, want dat is onoverzichtelijk. En zorg dat de bijlagen een duidelijk herkenbare naam hebben.

9. Kies een gepaste afsluiting

Vergeet je vaak in de haast, maar is wel zo netjes.

10. Neem het medium serieus

Vooral als je zakelijk mailt. Bij zakelijke communicatie horen geen smileys. Schrijf ook niet met capslock aan (klinkt als SCHREEUWEN), en vermijd overmatig gebruik van uitroeptekens. Je bent immers niet aan het chatten.

Mis je een tip? Laat het weten in een reactie hieronder, dan voegen we hem misschien wel toe.

e-mail

Meer over

Deel dit artikel

Vond je dit interessant?

Abonneer je op de Taalalert. Dan krijg je regelmatig leerzame artikelen in je mailbox. Bovendien ontvang je het gratis e-book Snel Beter Schrijven.

Wij gaan altijd zorgvuldig om met je persoonsgegevens en gebruiken deze alleen om contact met jou op te kunnen nemen. Meer daarover in onze privacyverklaring.

Something went wrong. Please check your entries and try again.

Gerelateerde artikelen

Invalshoek

Invalshoek

Met een goed gekozen invalshoek: verleid je de lezer sluit je aan op de belangstelling van de lezer baken je de inhoud af verbind je inhoud en emotie geef je een onderwerp een boeiende of zelfs onvoorspelbare wending Een wereld van verschil. Kijk eens naar de twee verschillende invalshoeken.  Partner in de zorg Familie en …

Invalshoek Lees verder »

Read More
Hebben we nog contact

Hebben we nog contact?

Je wilt niet dat je lezer afhaakt. Hoe houd je hem bij de les? Dat doe je met ‘hebben-we-nog-contact-zinnen’: het zijn korte, pakkende zinnen meestal direct gericht aan jou als lezer de stijl wijkt af van de zinnen eromheen Vergelijk het met een docent die bezig is met de les.‘Ben je er nog bij Jan?’‘Volgen …

Hebben we nog contact? Lees verder »

Read More
Verhoog de pakkans met PAKHEM

Verhoog de pakkans met PAKHEM

Zo’n beetje elke tekst moet natuurlijk beginnen met een inleiding om de aandacht van de lezer te trekken. Compliment voor de schrijver als hij de lezer snel te pakken heeft. Lukt dit met alleen een mooie eerste zin? Helaas. Was het leven maar zo eenvoudig. Je kunt wel ijzersterk beginnen, maar als je tekst daarna …

Verhoog de pakkans met PAKHEM Lees verder »

Read More

Laat een reactie achter

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Scroll naar top